Proces tworzenia systemów zapewniających kontrolę nad bezpieczeństwem żywności obejmuje wiele działań powiązanych z analizą ryzyka a także opisem procedur używanych w zakładach żywieniowych. W ramach takich działań powstaje księga haccp, która stanowi porównanie zasad odnoszących się do identyfikacji zagrożeń, monitorowania procesów a także definiowania możliwości reagowania na nieprawidłowości. Dokument ma charakter opisowy i przedstawia strukturę systemu wdrażanego w danym miejscu, bez względu na jego wielkość czy profil działalności.

Ustalone w nim informacje dotyczą etapów obróbki żywności, warunków technicznych i organizacyjnych a także czynników, które mogą wpływać na bezpieczeństwo produktów spożywczych.

Dokumentacja haccp obejmuje różnorodne rodzaje zapisów związanych z codzienną działalnością zakładu, w tym procedury, instrukcje a także formularze wykorzystywane do notowania wyników testom (zobacz: dokumentacja haccp). W jej skład mogą wchodzić także opisy procesów technologicznych, charakterystyka używanych surowców a także wykaz punktów krytycznych, które wymagają systematycznego nadzoru. Ze względu na to, że dokumentacja ta jest powiązana z praktyką, na prawdę często podlega aktualizacjom wynikającym ze przeróbek w procesach produkcyjnych, wyposażeniu, a także przepisach dotyczących bezpieczeństwa żywności. Uporządkowanie informacji w taki sposób pozwala zachowanie spójności działań i ułatwia ich weryfikację podczas testom wewnętrznych albo zewnętrznych.

Haccp jako system opiera się na analizie zagrożeń, które mogą wystąpić na każdym etapie kontaktu żywności z otoczeniem. Może to dotyczyć zarówno czynników biologicznych jak mikroorganizmy, jak też zagrożeń chemicznych i fizycznych. Wdrażanie tego systemu zakłada konieczność identyfikacji miejsc o podwyższonym ryzyku a także określenia środków nadzorczych, które pozwalają to ryzyko ograniczać. Zastosowanie haccp nie jest jednorazowym działaniem, lecz procesem wymagającym stałego monitorowania i dostosowywania się do okoliczności takich jak zmiany w sposobie obróbki, nowe surowce lub modyfikacje organizacji pracy.

Haccp w gastronomii pełni funkcję narzędzia porządkującego działania powiązane z przygotowaniem posiłków, co ma znaczenie w kontekście zapewnienia kontroli nad warunkami higienicznymi oraz przepływem surowców (zobacz: haccp w gastronomii). W środowisku gastronomicznym zachodzą różnorodne procesy, w tym obróbka termiczna, chłodzenie, przechowywanie czy transport półproduktów, dlatego identyfikacja punktów krytycznych jest tam szczególnie na prawdę istotna. Placówki gastronomiczne prowadzą swoje procedury w oparciu o ocenę ryzyka jedyną w swoim rodzaju dla specyfiki działalności, np liczbę serwowanych posiłków, typ kuchni albo warunki lokalowe. Dzięki temu dokumentacja a także księga haccp odzwierciedlają rzeczywiste procesy zachodzące w danym miejscu i umożliwiają ich systematyczną kontrolę.

Zobacz: księga haccp.