Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu najmniejszych elementów, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, bardzo duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia a także przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się zatem tylko do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.

Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a zupełnie inaczej dla większego przyjęcia, w trakcie którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi a także przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego podczas planowania bardzo dobrze pozostawić stosownie szerokie przejścia. Znaczenie moraz rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.

Osobnym zagadnieniem jest sposób zastosowania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych w gronie zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, jednakże taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto uprzednio ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. Podczas oglądania miejsca świetnie sprawdzić również nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto lub nierówna droga mogą mieć znaczenie dla osób starszych, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy kluczową uwagę przyciąga wygląd sali. Jeżeli już planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto również przemyśleć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.

Na odbiór przestrzeni wpływa również temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, szczególnie gdy ma duże przeszklenia, jednak wieczorem sytuacja może się zmienić. Dlatego podczas wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i zamiany powietrza. Nie powinno się również pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana przeciwnie niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, niemniej jednak także ustawienie głośników, stołów i parkietu. Podczas przygotowań świetnie zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych a także sposobność poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle pojawiają się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie pozwala uniknąć modyfikacji w ostatniej chwili.

Istotna jest też organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi wyłącznie część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany również pod kątem miejsca do przechowywania produktów, naczyń, sprzętu a także rzeczy należących do obsługi. O ile catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma sposobność na prawdę wygodnego rozładunku oraz odległość między zapleczem a salą. Identycznie wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto wcześniej ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można poświęcić na montaż oraz późniejsze sprzątanie. W przypadku przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z perspektywy organizacji istotne jest więc nie tylko to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, niemniej jednak też jak funkcjonuje wtedy, gdy jednocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.

Sprawdź: Ostoja Borucza wesele.