Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności a także sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.

Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu może się wydawać wystarczające, podczas intensywnej pracy może szybko stać się miejscem, w którym zaczynają akumulować się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy planowaniu przestrzeni należy uwzględnić nie tylko podstawowe czynności, niemniej jednak również momenty największego obciążenia. Znaczenie ma także kierunek przemieszczania się pracowników. Jeśli kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu albo regału może zmodyfikować organizację całego stanowiska.

Na codzienne korzystanie wpływa też sposób przechowywania produktów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno zbudować logiczny układ, w którym rzeczy używane na prawdę często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, natomiast przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (sprawdź też: producent kuchni gazowych). Nie chodzi ponadto wyłącznie o pojemność szaf czy regałów. Istotne jest, czy można swobodnie wyjąć potrzebny pojemnik, odsunąć szufladę albo otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W małych kuchniach ograniczeniem staje się właściwie każdy dodatkowy detal, dlatego należy brać pod uwagę jego rzeczywiste wykorzystanie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane podczas pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie produktów między kolejnymi etapami przygotowania.

Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, niemniej jednak równie ważne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może mieć odpowiednią pojemność, a mimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, jeżeli jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca lub częstego przenoszenia pojemników. Należy także sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza a także czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie na prawdę często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy kształtowaniu warto uwzględnić też hałas, ciepło i parę powstające w trakcie pracy niektórych elementów (warto także zobaczyć: kocioł warzelny gastronomiczny). Ich obecność może posiadać znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.

Znaczenie ma także okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej testom, a dostęp do jego powierzchni oraz elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących wprost przy ścianie albo w zabudowie należy uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto także przewidzieć miejsce na elementy ruchome, tj. pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach bardzo szybko zmienia organizację stanowiska. Z w pewnych przypadkach mogą pojawić się też nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników lub sposobu wydawania potraw. Wtedy wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, nawet jeżeli na początek odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.

Zobacz: sprzęt gastronomiczny.