Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych podczas prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie zawsze jest widoczne w chwili zaprojektowania pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się wymaganie sprawdzenia najmniejszych elementów umowy, odszukania załącznika albo ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.

Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko obowiązujące potrzeby, ale również sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy ustalaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które de facto należą do jednej sprawy. Np, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, ale każda z nich posiadać inny termin obowiązywania, zakres i historię przekształceń. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie za każdym razem wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Istotne jest też regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie nawet wówczas, gdy sam plik został zachowany.

Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji wśród osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w najlepszym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. O ile wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, łatwe zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak sprawdzeniu przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do zastosowania niekompletnych albo nieaktualnych danych. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują także zobowiązanie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje albo wycofany z dalszego obiegu. Każda z owych sytuacji powinna być stosownie oznaczona, by użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest też zachowanie informacji o powodach wprowadzenia zmian. Sama data przemian nie wyjaśnia, dlaczego zmieniono treść i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami albo rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie podczas późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.

Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku trzeba rozpatrzyć nie tylko i wyłącznie miejsce zapisu, lecz także sposobność odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, dziedzinie, numerów spraw a także innych opisów, niemniej jednak nie zastępuje kontroli jakości zgromadzonych materiałów. Podczas przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego treścią albo kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię powinno się samoczynnie usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację albo potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru trzeba określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu a także zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić wyszukiwanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W przypadku materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia albo zniekształcenia danych.

Na organizację archiwum wpływają również zmiany przepisów, struktury organizacyjnej a także wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących wymagań. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania a także warunki usuwania materiałów. Nie należy przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem albo zamknięcie projektu automatycznie znaczy sposobność zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może wciąż podlegać obowiązkowi zachowania lub być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Jednocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi zadań użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Ważne jest także postępowanie w przypadku zmiany stanowiska lub odejścia osoby, która uprzednio odpowiadała za dane materiały. Odrębnej kontroli wymagają kopie zapasowe i sposobność odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu trzeba w dodatku sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani istotnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie tylko jednorazowy stopień jej uporządkowania.

Sprawdź tutaj: rejestracja czasu pracy pracownika.