W codziennej pracy administracyjnej sporo czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera obowiązujące dane. Problem pojawia się szczególnie wówczas, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami lub przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie kluczowych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku obszarów działalności. Np, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeżeli już plik zostanie przypisany tylko do jednej kategorii, osoba pracująca nad drugim obszarem może mieć trudności z jego odnalezieniem. Wyjściem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń lub powiązań między sprawami. Ich liczba powinna jednakże pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt kompleksowy system kategorii może utrudnić wybór właściwego opisu. Ważne jest też ustalenie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Oczywiście nie każdy plik wymaga takiej samej testom. Notatka ze spotkania może służyć tylko do użytku wewnętrznego, jednakże dokument dotyczący zobowiązań majątkowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, ażeby procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych obowiązków. W praktyce trzeba określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga wypełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest także zachowanie informacji o tym, kto wprowadził modyfikację i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia modyfikacji nie za każdym razem wyjaśnia przyczynę korekty, dlatego w niektórych przypadkach potrzebny jest dodatkowy komentarz albo zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeżeli użytkownicy pobierają dokumenty na własne urządzenia i później przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są od razu widoczne. Ustalenie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów umożliwia ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument należy wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików oraz sposobność odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie stworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednakże dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na swoją tekst. Problem pojawia się w szczególności podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnych formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych kategorii. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy wybrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami a także czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz usterki odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie detale mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości także porównanie z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga także określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z zadań użytkownika, a nie wyłącznie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w tekst umowy, niemniej jednak nie musi mieć prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W przypadku danych poufnych trzeba a przy tym uwzględnić zasady przekazywania plików oprócz organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Istotne jest też postanowienie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin uzależniony jest od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie należy więc usuwać plików tylko dlatego, że zakończono bieżące zadanie. Przed podjęciem takiej wyborów trzeba sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest potrzebny do rozliczenia albo wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych po awarii. Powinno się sprawdzać nie tylko, czy kopie są tworzone, niemniej jednak też czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez sporo lat powinno się a przy tym kontrolować sposobność odczytu wykorzystywanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Więcej: kontrola czasu pracy pracownika.