Nagranie rozmowy może zawierać znacznie więcej informacji, niż wynikałoby z pobieżnego odsłuchania. Wypowiedzi na prawdę często są przerywane, rozmówcy wchodzą sobie w frazę, a część zdań pozostaje niedokończona. Dopiero przy dokładnym odsłuchiwaniu widać, jak sporo elementów powinno się uwzględnić w trakcie tworzenia zapisu.

Transkrypcja nagrań polega na przeniesieniu wypowiedzi z formy dźwiękowej do tekstu, niemniej jednak sposób stworzenia takiego zadania zależy od przeznaczenia materiału. Przeciwnie można opracować rozmowę przeznaczoną do późniejszego przeczytania, a całkiem inaczej zapis, w którym ważne jest zachowanie możliwie wiernego przebiegu wypowiedzi. Znaczenie moraz jakość pliku. Szum tła, pogłos, cichy głos lub kilka osób mówiących równocześnie mogą utrudnić prawidłowe rozpoznanie słów. W takich przypadkach nie trzeba uzupełniać brakujących fragmentów na podstawie przypuszczeń. Lepszym rozwiązaniem jest wyraźne zaznaczenie, że konkretny fragment jest nieczytelny albo niełatwy do ustalenia.

W sytuacji materiałów wykorzystywanych w sprawach prawnych szczególnej sugestie wymaga dokładność zapisu. Transkrypcja do sądu może obejmować rozmowy telefoniczne, przesłuchania, spotkania, wiadomości głosowe czy inne nagrania, które mają znaczenie dla określonego postępowania. W takim dokumencie na prawdę ważna jest kolejność wypowiedzi oraz sposobność łatwego odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Z tego powodu przydatne bywają oznaczenia czasu, podział na poszczególnych rozmówców i konsekwentne stosowanie tych samych oznaczeń w całym dokumencie. Nie należy a dodatkowo poprawiać wypowiedzi w taki sposób, aby brzmiała bardziej logicznie niż na oryginalnym nagraniu. Błędy językowe, powtórzenia czy urwane zdania mogą stanowić część rzeczywistego przebiegu rozmowy (sprawdź:transkrypcje cennik). Jeżeli już materiał ma być później oceniany w konkretnym postępowaniu, znaczenie ma też to, czy dokument przedstawia dosłowną tekst nagrania, czy tylko jego uporządkowaną wersję. Te dwa podejścia nie są tym samym i nie zawsze można je używać zamiennie.

Pojęcie stenogram jest powiązane z wiernym zapisem wypowiedzi, jednakże w praktyce metoda takiego dokumentu może być dostosowana do charakteru nagrania. Przy większej liczbie uczestników samo rozpoznanie głosów bywa wyzwaniem, zwłaszcza gdy osoby mają podobną barwę głosu lub nagranie zostało zrobione z większej odległości. Pomocny jest wtedy kontekst rozmowy, ale nie powinien on prowadzić do dopisywania treści, których nie można usłyszeć. Osobną kwestią są nazwy swoje, nazwiska, numery, daty i specjalistyczne określenia. Pomyłka w jednym słowie może przemienić znaczenie całej wypowiedzi, dlatego takie fragmenty wymagają dodatkowego sprawdzenia. W sytuacji niepewności warto zachować informację o problemie zamiast przedstawiać domysł jako fakt. Dotyczy to również sytuacji, w której rozmówca mówi niewyraźnie albo jednocześnie wypowiada się kilka osób.

Na sposób przygotowania zapisu wpływa też to, jak będzie on później wykorzystywany. Jeżeli już treść ma służyć głównie do analizy treści, można zastosować układ ułatwiający szybkie szukanie konkretnych fragmentów. Przy dokumentach związanych z materiałem dowodowym większe znaczenie może mieć zachowanie kolejności wypowiedzi i dokładne wskazanie miejsca w nagraniu. Warto także pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Ton głosu, długość ciszy, sposób wypowiedzenia określonego słowa czy reakcje pozostałych osób mogą mieć znaczenie, którego nie da się w pełni zademonstrować samymi zdaniami. Dlatego oznaczenia dotyczące pauz, śmiechu, hałasu w tle lub jednoczesnych wypowiedzi powinny być stosowane wówczas, gdy de fakto pomagają odtworzyć przebieg rozmowy. W szczególności przy długich nagraniach liczy się konsekwencja, ponieważ zmienianie zasad zapisu w połowie dokumentu może utrudnić późniejsze korzystanie z przygotowanego materiału.

Dodatkowe informacje: transkrypcja do sądu.