Zmiany w menu, sezonowość towarów czy wprowadzenie nowego urządzenia kuchennego mogą wpływać na sposób postępowania z żywnością. Każda taka modyfikacja wymaga sprawdzenia, czy dotychczasowe zasady sprawdzeniu nadal odpowiadają warunkom pracy. System HACCP nie jest dokumentacją przygotowywaną raz i pozostawianą bez modyfikacji.
Powinien uwzględniać aktualne procesy zachodzące w zakładzie, oraz zagrożenia związane z konkretnymi surowcami i metodami ich przetwarzania. Znaczenie ma w głównej mierze sposób przygotowywania potraw z jaj, mięsa, ryb i produktów mlecznych, ponieważ poszczególne grupy żywności wymagają odmiennych warunków przechowywania oraz obróbki. Właściwe rozpoznanie tych różnic stanowi jeden z elementów, na których opiera się wdrażanie HACCP. Analiza powinna obejmować także sytuacje nietypowe, tj. awaria chłodni, przerwa w dostawie energii czy opóźnienie transportu składników.
Ważną częścią organizacji pracy jest uwarunkowanie zasad dotyczących przyjmowania i magazynowania towaru. W praktyce kontrola dostawy nie powinna ograniczać się do sprawdzenia zgodności zlecenia z dokumentem przewozowym. Powinno się zwrócić uwagę na stan opakowań, oznaczenia, daty przydatności a także warunki transportu, jeśli mają znaczenie dla danego produktu (więcej informacji na stronie: wdrażanie haccp). Po przyjęciu surowce powinny natrafić do odpowiednich miejsc przechowywania, z uwzględnieniem założeń temperaturowych i zasad oddzielania poszczególnych grup żywności. W obszarze gastronomia i HACCP istotne jest też zarządzanie rotacji zapasów. Produkty przyjęte wcześniej powinny być wykorzystywane zgodnie z przyjętym sposobem organizacji magazynu, z uwzględnieniem ich terminów przydatności. Nie można a przy tym zakładać, że samo oznaczenie daty rozwiązuje problem sprawdzeniu. Pracownik powinien mieć świadomość tego, jak postąpić z produktem o uszkodzonym opakowaniu, nieczytelnym oznaczeniu lub nieprawidłowej temperaturze przechowywania. Takie przypadki wymagają określonego sposobu oceny i udokumentowania podjętej decyzji.
Osobnym zagadnieniem jest kontrola alergenów, która ma znaczenie przy przygotowywaniu potraw z różnorakich składników. Dosłownie o ile receptura nie przewiduje wykorzystania określonego alergenu, może dojść do jego przypadkowego przeniesienia przez wspólne narzędzia, powierzchnie robocze albo niewłaściwie przechowywane produkty. Dlatego procedury powinny uwzględniać sposób oznaczania surowców, organizację stanowisk a także zasady czyszczenia sprzętu wykorzystywanego do przygotowywania różnorakich dań. Istotne jest także przekazywanie informacji między osobami przyjmującymi zamówienia a pracownikami kuchni. Błąd na tym etapie może wynikać nie z samego składu potrawy, lecz z nieprecyzyjnej komunikacji lub braku aktualnych informacji o recepturze. W dokumentacji HACCP warto zatem uwzględnić sposób postępowania w przypadku zmiany składników, zastąpienia produktu innym lub przygotowania dania na indywidualne zamówienie. Należy pamiętać, że wykaz alergenów i zasady informowania konsumentów podlegają odrębnym wymaganiom prawnym, które trzeba uwzględnić w organizacji działalności.
Podczas budowy dokumentacji można skorzystać z materiałów pomocniczych, takich jak wzory haccp, przykładowe karty sprawdzeniu czy instrukcje dotyczące higieny. Ich tekst powinna jednak zostać zweryfikowana pod względem rzeczywistych warunków panujących w kuchni. Szczególnej sugestie wymagają formularze, które zawierają ogólne zapisy bez wskazania częstotliwości sprawdzeniu, osoby odpowiedzialnej i sposobu reagowania na wykryte odstępstwa. Samo wypełnienie rubryk nie daje pełnego obrazu sytuacji, jeżeli nie wiadomo, czego dotyczył pomiar i jakie działania podjęto po uzyskaniu nieprawidłowego wyniku. Dokumentacja powinna umożliwiać odtworzenie przebiegu sprawdzeniu, dlatego ważne są daty, czytelne wpisy oraz informacje o potencjalnych korektach. Przydatne jest też okresowe sprawdzanie, czy pracownicy korzystają z aktualnych wersji rozpiski. Zmiana receptury, dostawcy lub układu wnętrz może wymagać zmian wcześniejszych zapisów. W ten sposób dokumentacja pozostaje powiązana z faktyczną organizacją pracy, zamiast opisywać procesy, które nie są już realizowane.
Polecana strona: gastronomia.