Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze po pewnym czasie może stać się trudna do szybkiego przemyślenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, nawet jeżeli już niezbędny jest wyłącznie jeden dany fragment. W takich sytuacjach transkrypcja nagrań daje możliwość zilustrować zawartość materiału w formie tekstowej.
Nie znaczy to jednak codziennego przepisywania słów bez zwracania uwagi na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i odpowiednio potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Problemem bywają zwłaszcza nagrania zrobione w miejscach, gdzie występuje hałas, echo lub rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich ustaleniach pojedyncze frazę może być skomplikowane do ustalenia, a próba wypełnienia go na bazie domysłu może zmienić znaczenie całej wypowiedzi.
Inaczej powinno się podejść do materiału, który może posiadać znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, które w zwykłym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może posiadać dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić równocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym wyjściem jest też oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (polecamy: transkrypcja cennik). Rozmówcy na prawdę często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa albo używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że tekst będzie brzmiał poprawniej, ale równocześnie przestanie ze starannością odzwierciedlać nagranie.
Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do dokładnego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce etap szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. Czasem bardzo ważna jest prawie każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zademonstrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wtedy łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób albo pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej sugestie wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeżeli nie można dobitnie ustalić ich treści, bardziej właściwe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które wyłącznie pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, ale nie powinien zastępować tego, co rzeczywiście znajduje się na nagraniu.
Na jakość końcowego zapisu wpływa głównie materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne możliwości niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń albo dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma także sposób ustawienia mikrofonu oraz odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W sytuacji materiałów wykorzystywanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się tylko do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie istotne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi lub pominięcie krótkiej konwersji zdań może przemienić sposób odbioru kolejnej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko sprawnego słuchania i pisania, lecz też stałej testom zgodności tekstu z materiałem, na bazie którego został sporządzony.
Sprawdź również informacje na stronie: transkrypcje nagrań.